Términos y Condiciones de Uso para Profesionales

Al ingresar y utilizar MieliNotes, la persona profesional acepta estos Términos y Condiciones y se obliga a cumplirlos. Si no está de acuerdo con ellos, no debe utilizar el sistema. Cada aceptación queda registrada como constancia, incluyendo la cuenta, la versión aceptada, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador desde los que se aceptó.

MieliNotes es una herramienta de gestión clínica para uso profesional. La persona profesional se compromete a utilizarla conforme a la ley, a la ética de su profesión y a las finalidades para las que fue diseñada, absteniéndose de vulnerar su seguridad o de acceder a información que no le corresponde.

La persona profesional es responsable de la información que registra sobre sus pacientes, de su veracidad y de su uso legítimo, así como del cumplimiento de sus obligaciones como responsable de la base de datos, incluidos —cuando corresponda— los deberes de información y de registro ante la autoridad de protección de datos.

En particular, le corresponde informar a sus pacientes sobre el tratamiento de sus datos —incluido que se alojan con proveedores ubicados fuera de Costa Rica— y obtener su consentimiento cuando la ley lo exija; en el caso de personas menores de edad, el de quien ejerce su representación legal. También le corresponde atender las solicitudes de acceso, rectificación y supresión de sus pacientes. Para hacerlo, MieliNotes ofrece la edición de los datos, la exportación de listados y expedientes y, a solicitud de la persona profesional, la supresión de los datos de un paciente.

El sistema aplica medidas de seguridad para proteger la información, entre ellas el aislamiento de los datos entre profesionales, el cifrado de la información sensible y el control y registro de los accesos. El tratamiento de los datos se realiza conforme a la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

Los datos de la cuenta de la persona profesional y de su personal los trata MieliNotes como responsable, según la Política de Privacidad publicada en este mismo sitio, que indica qué datos se recogen, para qué, con qué proveedores y por cuánto tiempo.

Respecto de los datos de sus pacientes, la persona profesional —o la clínica a la que pertenece— es la responsable de la base de datos, y MieliNotes actúa como encargado del tratamiento en los términos del Reglamento a la Ley N.º 8968. Esta cláusula es el acuerdo de encargo entre ambas partes.

MieliNotes se obliga a: (a) tratar esos datos únicamente para prestar el servicio y conforme a las instrucciones de la persona profesional, que se expresan a través del uso del sistema; (b) no utilizarlos para finalidades propias ni distintas, y no venderlos, cederlos ni difundirlos; (c) aplicar las medidas de seguridad descritas en la página de Seguridad y Privacidad; (d) guardar confidencialidad sobre ellos, obligación que alcanza a toda persona que intervenga en su tratamiento y que subsiste después de terminado el servicio; y (e) no comunicarlos a terceros sin instrucción expresa de la persona profesional, salvo orden judicial o disposición legal.

La persona profesional autoriza a MieliNotes a apoyarse en los siguientes proveedores, que tratan los datos solo para prestar el servicio y pueden hacerlo fuera de Costa Rica:

• HostGator: aloja el servidor, la base de datos y los archivos del sistema. Tiene acceso técnico a todo lo que el sistema guarda (Fuera de Costa Rica).
• Cloudflare: protege el sitio frente a ataques y acelera su carga. Todo el tráfico entre el navegador y el sistema pasa por su red (Red mundial, fuera de Costa Rica).
• Google (Gmail): envía los correos del sistema. Recibe la dirección de destino y el contenido de cada correo (Fuera de Costa Rica).
• Google Drive: guarda las copias de seguridad de la base de datos. Se cifran antes de salir del servidor, así que Google no puede leer su contenido (Fuera de Costa Rica).
• Ministerio de Hacienda de Costa Rica: cuando se registra a un paciente con su número de cédula, el sistema consulta ese número en el servicio público de Hacienda para completar el nombre inscrito. Solo se envía el número (Costa Rica).
• Servicios de notificaciones del navegador (Google, Apple, Mozilla): solo si una persona activa las notificaciones en su portal. Transportan el aviso cifrado; el texto es genérico y no incluye datos clínicos (Fuera de Costa Rica).

Si MieliNotes incorpora o reemplaza un proveedor que trate esos datos, lo informará con al menos 30 días naturales de anticipación. Si la persona profesional no está de acuerdo, podrá terminar el servicio y solicitar la entrega de sus datos según esta cláusula.

MieliNotes no accede al contenido clínico en el uso normal del servicio. Para dar soporte, quien administra la plataforma ve cifras de uso y un registro de actividad reciente —tipo de registro, fecha e iniciales de cada paciente—, sin el contenido clínico. Solo de forma excepcional, por ejemplo para resolver un problema técnico o atender un requerimiento legal, quien administra la plataforma puede ver el panel de una persona profesional: con un motivo escrito, durante un máximo de 30 minutos, en modo de solo lectura y con registro del inicio, del fin y del motivo. La persona profesional puede solicitar el registro de esos accesos a su cuenta.

Si MieliNotes detecta un incidente de seguridad que afecte los datos de sus pacientes, lo comunicará a la persona profesional dentro de las 48 horas siguientes a detectarlo, con la información disponible sobre su naturaleza, los datos afectados y las medidas adoptadas, para que pueda cumplir con los avisos que le exige el Reglamento a la Ley N.º 8968.

La persona profesional autoriza que MieliNotes envíe a sus pacientes con acceso al portal los correos necesarios para su funcionamiento y comunicados sobre el portal; los comunicados de novedades incluyen un enlace para dejar de recibirlos.

Cuando termine la relación, por cualquier causa, la persona profesional podrá solicitar dentro de los 60 días naturales siguientes la entrega de los datos de sus pacientes en los formatos de exportación que ofrece el sistema. Vencido ese plazo, MieliNotes los suprimirá, salvo que una norma exija conservarlos. Conservar el expediente clínico durante el plazo que fijen sus normas profesionales le corresponde a la persona profesional. Las copias de seguridad que contengan esos datos se eliminarán conforme a su rotación ordinaria.

La persona profesional conserva en todo momento su deber de confidencialidad y secreto profesional respecto de la información de sus pacientes. MieliNotes es una herramienta de apoyo y no sustituye ni exime de las obligaciones deontológicas y legales que le corresponden.

La persona profesional es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de toda actividad realizada bajo su cuenta. Debe notificar de inmediato cualquier uso no autorizado y se recomienda cerrar la sesión en equipos compartidos.

El sistema se ofrece procurando la mayor disponibilidad y continuidad posibles. No obstante, puede requerir tareas de mantenimiento o experimentar interrupciones, sin que se garantice que el servicio sea ininterrumpido o esté libre de errores.

El juicio clínico y las decisiones profesionales son, en todos los casos, responsabilidad de quien las adopta. La responsabilidad derivada del uso del sistema se entiende limitada en la máxima medida permitida por la legislación aplicable.

Estos Términos y Condiciones pueden actualizarse para reflejar mejoras del sistema o cambios normativos. Cuando se publique una nueva versión, se solicitará su aceptación en el siguiente ingreso.

Si la persona profesional no acepta la nueva versión, puede dejar de usar el sistema y solicitar la entrega de los datos de sus pacientes según la cláusula de encargo del tratamiento.

Estos Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Costa Rica.

Para consultas sobre estos Términos o sobre la privacidad de los datos, puedes escribir a [email protected].