Política de Privacidad

MieliNotes es un servicio ofrecido por Ronaldo Segura Paniagua, persona física, cédula de identidad 2-0802-0976, con domicilio para notificaciones en Grecia, Alajuela, Costa Rica. En esta política, «MieliNotes» se refiere a esa persona como titular del servicio.

Para cualquier asunto sobre tus datos personales puedes escribir a [email protected].

Según de quién sean los datos, MieliNotes cumple uno de dos papeles que la Ley N.º 8968 y su Reglamento distinguen:

Responsable

De los datos de quienes visitan las páginas públicas, de quienes envían una solicitud de acceso y de las cuentas de profesionales y de su personal (administración de clínica y recepción). Sobre esos datos, MieliNotes decide para qué se usan y responde por ellos.

Encargado del tratamiento

De los datos de pacientes que cada profesional o clínica registra en el sistema, incluido lo que cada paciente escribe en su portal. La responsable de esos datos es la persona profesional o la clínica que atiende a cada paciente: decide qué se registra, para qué y por cuánto tiempo. MieliNotes los trata solo por su cuenta y según sus instrucciones, para prestar el servicio (Reglamento a la Ley N.º 8968, artículo 2, inciso k).

Visitantes de las páginas públicas

La dirección IP y el tipo de navegador, que el servidor registra al atender cada visita y para detectar ataques; y las cookies que se detallan en la página de Seguridad y Privacidad. Hoy no se usa medición de visitas.

Solicitudes de acceso

Nombre, correo y plan que te interesa y, si decides darlos, teléfono, especialidad, tamaño de tu equipo y un mensaje. También la dirección IP y el navegador desde los que se envía la solicitud, para filtrar envíos automáticos.

Cuentas de profesionales y de su personal

Nombre, nombre de usuario, correo, fotografía si la subes, y la contraseña, que se guarda de forma irreversible. Los datos del perfil profesional que completes: título, número de colegiatura, especialidad, datos de contacto y dirección del consultorio, firma, logotipos y redes. Las llaves de acceso que registres. Y datos de seguridad de tu uso: fecha, dirección IP y navegador de tus ingresos, de los códigos de verificación y de cada aceptación de los Términos.

Los audios que subas para el Espacio de Calma del portal se publican como archivos de acceso abierto: cualquiera que tenga el enlace puede escucharlos. No incluyas en ellos datos de pacientes.

Para avisarte si una contraseña nueva aparece en filtraciones públicas conocidas, el sistema consulta un servicio público enviando solo un fragmento de la huella de esa contraseña. Ese fragmento no permite reconstruirla ni saber a quién pertenece.

• Responder tu solicitud de acceso y darle seguimiento.
• Crear y mantener tu cuenta, darte acceso y prestarte el servicio.
• Proteger las cuentas y el sistema: verificar la identidad al ingresar, detectar accesos indebidos y ataques, y dejar constancia de las acciones sensibles.
• Enviarte correos del servicio: códigos de verificación, avisos de seguridad, los recordatorios que configures y comunicados sobre el funcionamiento del sistema. Los comunicados de novedades traen un enlace para dejar de recibirlos; los avisos de seguridad y los necesarios para el servicio, no.
• Dejar constancia de tu aceptación de los Términos.

MieliNotes no vende, alquila ni cede datos personales, no los usa para publicidad y no los usa para entrenar sistemas de inteligencia artificial.

En la solicitud de acceso son obligatorios el nombre, el correo y el plan que te interesa: sin ellos no es posible responderte. Para una cuenta son obligatorios el nombre, el nombre de usuario, el correo y la contraseña: sin ellos no se puede crear.

Los demás datos son voluntarios. No darlos no te impide usar el sistema, aunque algunas funciones —como el membrete de tus documentos— quedarán incompletas.

Cada profesional o clínica registra en el sistema los datos de sus pacientes: identificación y contacto, historia clínica, notas de sesión, diagnósticos, medicación, escalas, planes de seguridad, consentimientos, cartas y archivos. Cada paciente con acceso al portal agrega lo que escribe allí: diario, estados de ánimo, respuestas a tareas y su red de apoyo. Son datos sensibles.

Sobre esos datos, MieliNotes se compromete a:

• Tratarlos solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la persona profesional o de la clínica responsable.
• No usarlos para fines propios: ni publicidad, ni venta, ni cesión, ni análisis de su contenido.
• Mantener las medidas de seguridad descritas en la página de Seguridad y Privacidad.
• Guardar confidencialidad sobre ellos, también después de terminado el servicio (Ley N.º 8968, artículo 11).
• Avisar a la persona profesional o a la clínica si detecta un incidente de seguridad que afecte esos datos, para que pueda cumplir con sus propios avisos.
• No entrar al contenido clínico en el uso normal del servicio. Solo quien administra la plataforma puede hacerlo, de forma excepcional: con un motivo escrito, por un máximo de 30 minutos, en modo de solo lectura y con registro del inicio, del fin y del motivo.
• Al terminar el servicio, entregar los datos en los formatos de exportación del sistema y después suprimirlos, como establecen los Términos.

Para ejercer sus derechos sobre esos datos —acceso, rectificación o supresión— cada paciente debe dirigirse a su profesional o a la clínica que le atiende, que es quien los administra. Si una solicitud así llega a MieliNotes, se traslada a la persona profesional responsable y se le avisa a quien la envió.

MieliNotes no entrega datos personales a terceros para que los usen con fines propios. Para prestar el servicio se apoya en estos proveedores, que tratan datos solo para esa tarea:

HostGator

Aloja el servidor, la base de datos y los archivos del sistema. Tiene acceso técnico a todo lo que el sistema guarda. Ubicación: Fuera de Costa Rica.

Cloudflare

Protege el sitio frente a ataques y acelera su carga. Todo el tráfico entre el navegador y el sistema pasa por su red. Ubicación: Red mundial, fuera de Costa Rica.

Google (Gmail)

Envía los correos del sistema. Recibe la dirección de destino y el contenido de cada correo. Ubicación: Fuera de Costa Rica.

Google Drive

Guarda las copias de seguridad de la base de datos. Se cifran antes de salir del servidor, así que Google no puede leer su contenido. Ubicación: Fuera de Costa Rica.

Ministerio de Hacienda de Costa Rica

Cuando se registra a un paciente con su número de cédula, el sistema consulta ese número en el servicio público de Hacienda para completar el nombre inscrito. Solo se envía el número. Ubicación: Costa Rica.

Servicios de notificaciones del navegador (Google, Apple, Mozilla)

Solo si una persona activa las notificaciones en su portal. Transportan el aviso cifrado; el texto es genérico y no incluye datos clínicos. Ubicación: Fuera de Costa Rica.

Como varios de estos proveedores tienen sus servidores fuera de Costa Rica, los datos se alojan y se procesan fuera del país. Al enviar una solicitud de acceso o al aceptar los Términos, autorizas ese tratamiento por parte de los proveedores indicados, únicamente para los fines que describe esta política.

Si se incorpora o se reemplaza un proveedor, esta política se actualiza antes de que empiece a recibir datos.

Fuera de esos proveedores, MieliNotes solo entregará datos personales cuando lo exija una orden judicial o una disposición legal (Ley N.º 8968, artículo 5).

Solicitudes de acceso

12 meses desde su envío. Después se eliminan.

Datos de tu cuenta

Mientras la cuenta esté activa. Al darla de baja se cierra el acceso y tu correo se reemplaza por uno anónimo. Si además quieres que se eliminen tu perfil profesional, tu firma y tus logotipos, puedes pedirlo (ver «Tus derechos»).

Registro de actividad y auditoría

Dos años. Los registros de seguridad —entre ellos, los accesos excepcionales— hasta siete años, para poder investigar un incidente que se descubra tarde.

Registros técnicos del servidor

Entre 14 días y un año, según el tipo. Los eventos de seguridad, como los intentos de ataque, 90 días.

Constancias de aceptación de los Términos

Mientras dure la relación y hasta diez años después, como prueba de lo aceptado.

Copias de seguridad

Se conservan las últimas 8 copias; las anteriores se eliminan. Un dato suprimido del sistema puede seguir existiendo en esas copias, cifrado, hasta que se eliminen.

Datos de pacientes

Los define la persona profesional o la clínica responsable según sus propias obligaciones; por ejemplo, el Código de Ética del Colegio de Profesionales en Psicología de Costa Rica fija un mínimo de diez años para el expediente. Al terminar el servicio se aplica lo previsto en los Términos.

Puedes pedir en cualquier momento:

Acceso

Saber qué datos tuyos se tratan, para qué, de dónde vienen y cómo se tratan.

Rectificación

Corregir o actualizar datos inexactos o incompletos.

Supresión

Que se eliminen tus datos cuando ya no sean necesarios, salvo que una norma obligue a conservarlos.

Revocación

Retirar el consentimiento que diste. No tiene efecto hacia atrás.

Escribe a [email protected] desde el correo asociado a tu cuenta o a tu solicitud, e indica qué pides. Si hace falta confirmar tu identidad o algún detalle, se te pedirá una sola vez. La respuesta es gratuita y se envía dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud (Ley N.º 8968, artículo 7; Reglamento, artículo 18).

Si consideras que tu solicitud no fue atendida, puedes acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

Si eres paciente, consulta «Datos de pacientes»: esas solicitudes las atiende tu profesional.

MieliNotes aplica medidas técnicas y organizativas: aislamiento de los datos entre profesionales, cifrado del contenido clínico más sensible, contraseñas guardadas de forma irreversible, verificación en dos pasos al ingresar, un registro sellado de las acciones sensibles y copias de seguridad cifradas. El detalle está en Seguridad y Privacidad.

Ningún sistema es invulnerable. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, se te informará qué ocurrió, qué datos se vieron comprometidos y qué medidas se tomaron, en el plazo que fija el Reglamento a la Ley N.º 8968 (artículos 38 y 39).

MieliNotes no está dirigido a personas menores de edad y no recoge sus datos como responsable. Cuando una persona profesional atiende a una persona menor de edad y le da acceso al portal, le corresponde obtener el consentimiento de quien ejerce su representación legal.

El inventario completo, con el nombre de cada cookie, para qué sirve y cuánto dura, está en Seguridad y Privacidad, apartado Cookies.

Cada versión de esta política lleva número y fecha de vigencia. Si un cambio amplía los fines, los datos tratados o los proveedores, se avisará por correo a las cuentas activas antes de que entre en vigencia y, cuando la ley lo exija, se pedirá un nuevo consentimiento.

Esta política complementa los Términos y Condiciones.